問い合わせ後業務フロー｜別荘オーナー獲得（社内ドキュメント）

① 全体フロー

受領から運営移行までの6フェーズ（縦に1本でつながる流れ）

入口は3系統。受領で一本化し、上から下へ6フェーズを通って運営移行へ。脇に分岐する◆は、唐神社長へ進行可否をご相談する節目。各フェーズの色は主担当を示す。

Pull（LP・広告） Push（DM）紹介・直接 ↓ 受領で一本化

PHASE 1

受領・選別

全流入をリードマスタに集約し、1営業日以内に一次返信。明らかな不適格を除外して現地確認候補を絞る。

運営（大竹）／一次対応＝コンシェルジュ

目的

全流入経路のリードを一本化し、明らかな不適格を除いて現地確認に進む候補を絞る。

主なアクション

全流入をスプレッドシートのリードマスタに記録、リードIDを付与
受領後1営業日以内に一次返信（標準テンプレ＋フォーム案内）
フォーム情報＋必要に応じて登記簿・残債状況等の補足調査
明らかな不適格（除外条件該当）を除外し、現地確認候補を絞る

アウトプット

リードマスタ登録＋一次選別メモ

PHASE 2

現地確認・見立て

現地（遠方は写真）で物件・周辺の実体を確認し、活用イメージ（見立て）を作成・社内共有。

開発（佐藤）運営（大竹）／同行

目的

現地（遠方は写真）で物件の実体を確認し、活用イメージ（見立て）を作成・共有する。

主なアクション

現地訪問で物件・周辺環境を確認（遠方は写真を多数取得して代替）
写真・動画で記録し、設備・状態・立地を把握
「この施設ならこう活かせる／どのブランドが合うか」の見立てを作成
見立てを社内（唐神社長含む）へ共有し、進行可否のご相談へ

アウトプット

現地確認レポート（写真付）＋見立てメモ

ご相談①進行可否 ― この見立てで進めて良いか→ 唐神社長

PHASE 3

提案準備

資料送付・面談・深掘りヒアリングで提案方針を固める。並行してブランディングが撮影・HPの準備に着手。

開発（佐藤）BM（柏崎）／準備着手

目的

物件詳細・運営状況を深掘りヒアリングし、社内で提案方針を固める。

主なアクション

説明資料（パンフレット、FAQ）を送付
面談アポを設定（一次返信から1週間以内目安）
物件詳細・運営状況・課題・要望をヒアリングし、YHRの提供価値を説明
社内で初期提案方針ドラフトを作成（提案実施は次フェーズ）

アウトプット

ヒアリングシート＋初期提案方針メモ

ご相談②提案方針 ― この方向で提案して良いか→ 唐神社長

PHASE 4

提案・契約

個別提案・条件交渉。契約書ドラフトは外部法務がレビューし、合意条件で締結。

開発（佐藤）法務（外部）BM（柏崎）／準備

目的

個別提案を実施し、合意条件で契約締結まで進める。

主なアクション

個別提案書を作成（運営委託条件・会員権付与・料金・責任範囲・契約期間等）
提案実施、フィードバック反映、条件交渉
契約書ドラフトを作成し、有富先生等の外部法務によるレビュー
契約締結

アウトプット

提案書・合意条件メモ・締結済契約書

ご相談③締結承認 ― この条件で締結して良いか→ 唐神社長

PHASE 5

引き継ぎ

物件情報引渡・現地下見・運営計画策定・会員権付与。撮影／HPを仕上げて公開準備を整える。

運営（大竹）開発（佐藤）／橋渡しBM（柏崎）

目的

物件情報を漏れなく引き受け、運営移行の準備を完了させる。

主なアクション

物件情報引渡し（鍵、図面、設備情報、運営履歴、関連業者情報等）
現地下見（YHR側スタッフによる物件確認）
運営計画策定（運営方針、価格、人員配置、清掃・メンテナンス体制等）
会員権付与・他拠点利用権の発行手続き

アウトプット

引き継ぎチェックリスト完了＋運営計画書

ご相談④移行開始 ― 運営移行を開始して良いか→ 唐神社長

PHASE 6

運営移行

現地スタッフへ引き継ぎ、初期運営を開始。HP・ブランディングを公開し、安定運営を確認して案件クローズ。

運営（大竹）BM（柏崎）／公開

目的

現地オペレーションを立ち上げ、安定運営に移行する。

主なアクション

現地スタッフへの引き継ぎ
初期運営開始（試運転含む）
初期トラブル対応
安定運営の確認
案件クローズ（移行完了報告）

アウトプット

運営開始・クローズ報告

② フェーズ別担当分担

主担当は、フェーズごとに移っていく

本件は開発案件のため、見立て〜契約は開発（佐藤）が主管。受領と運営移行は運営（大竹）。新規施設の撮影・HPはブランディング（柏崎）が提案段階から前倒しで準備する。営業（鈴木）は本フローでは不関与。

担当＼フェーズ	P1 受領	P2 現地確認	P3 提案準備	P4 提案・契約	P5 引き継ぎ	P6 運営移行
運営（大竹）	主管	同行	—	—	主管	主管
開発（佐藤）	—	主管	主管	主管	橋渡し	—
ブランディング＆マーケ（柏崎）	—	—	準備着手	準備	撮影・HP	公開
法務（外部）	—	—	—	契約レビュー	—	—
唐神社長（ご相談）	—	◆① 進行可否	◆② 提案方針	◆③ 締結承認	◆④ 移行開始	—

※ P1の一次対応（受領・返信メール）はコンシェルジュが担当。コンサル（松葉・岡田）が随時サポートで入る。営業（鈴木）は本フローでは不関与。

③ 受付時の選別基準

入口で、線を引く ― 適格・優遇・除外・要審議

前提は「利回り目的は対象外」「個人で運営管理しているオーナー」「会員の多くは都内在住＝都内からのアクセス重視」。件数を重ねて精緻化する。

必須

すべて満たす

戸建または1棟所有
国内物件
運営の意思決定権を保有
個人・法人いずれも可

優遇

多いほど高優先

都内からアクセス良好
自主運営／乗換意向あり
低稼働・未稼働
管理負担・収益悩みが明確

除外

一つでも該当でNG

利回りが主目的
短期売却前提
マンション一室・区分所有
状態が著しく悪く再生コスト過大
権利関係の問題（係争・反社等）

要審議

ご相談①で判断

遠方エリアで個別検討が必要
その他、判断に迷うケース

④ 一次対応で確認する項目

まず最低限だけ聞いて、深掘りは渡す

入口では、先に進める判断に足る最低限だけを確認する。詳細な深掘りは担当に引き継ぐ。

一次対応で押さえる最低限

物件所在地（市区町村）／物件種別（戸建・マンション・その他）
所有形態（個人・法人）／運営の意思決定権の有無
現状の運営状況（自主運営・業者委託・未稼働）
ご関心の理由（なぜYAMATOに）

→

ここから先（スペック・設備・状態・権利・収益・意向の深掘り）は 担当（佐藤さん） が引き継いでヒアリングする。

⑤ フォーム・案件管理シートの項目（参考）

問い合わせフォームとリードマスタの項目たたき台

※ 今回は参考扱い。すべての流入はリードマスタに集約する想定。

問い合わせフォームの入力内容を、リードマスタ（案件管理シート）に一元化・集約する流れ

入口のフォームで受けた内容を、リードマスタ（案件管理シート）に一元化・集約する。以下はその項目のたたき台。

問い合わせフォーム必須項目

氏名メールアドレス電話番号（任意）物件所在地（市区町村）物件種別物件取得時期現状の運営状況ご関心の理由（500字）個人・法人ローン残債の状況（任意）

スプレッドシート（リードマスタ）管理項目

リードID（自動採番）受領日流入経路担当者現ステージ（P1〜6／ご相談①〜④）最終更新日ヒアリング情報・登記/残債判定結果（＋理由）ご相談記録次アクション次アクション期日

決定	受領〜一次対応（受領・返信メール）	コンシェルジュ
決定	ご相談・連絡の手段	Slackチャンネルを新設
着手中	プッシュ候補の抽出基準	岡田さん（コンサル）
着手中	案件ファイル管理（現地レポート・契約書の格納）	大竹｜案件ごとにフォルダ集約
決定	PV／問い合わせ件数の集計	GA4 + Clarity で自動計測（大竹｜Web）
決定	受領用メールアドレスの開設	Cloudflare Email Routing + Resend 稼働中
検討	DM送信プラットフォームの選定	BM／販促
今期	引き継ぎチェックリストのナレッジ整備	現状は暗黙知

問い合わせ後 業務フロー

受領から運営移行までの6フェーズ（縦に1本でつながる流れ）

主担当は、フェーズごとに移っていく

入口で、線を引く ― 適格・優遇・除外・要審議

まず最低限だけ聞いて、深掘りは渡す

問い合わせフォームとリードマスタの項目たたき台

決まったこと、担当を割り当てて進める論点

問い合わせ後業務フロー